Not tutmak herkes için önemlidir. Gazeteciler için daha da önemlidir. Eskiden çok cepli yelek ve montlarıyla haber peşinde koşarken not defterlerini ve ses kayıt cihazlarını yanından ayırmayan gazeteciler, şimdi dijital araçları da bu amaçla kullanıyor. Bulut tabanlı en yaygın not tutma uygulamalarından biri olan Evernote’u, “GTD yöntemi” ile birlikte kullanarak her şeyi aklınızda tutmanın getirdiği stresten kurtulabilir ve daha üretken bir habercilik yapabilirsiniz.
Bazen öyle düzensiz notlar tutarız ki, geri dönüp baktığımızda “Bu ne şimdi?” diye hatırlamaya çalışırız. Bazen defteri unutmuşuzdur veya bulamayız (malum, çantadakileri saysak zaman yetmez). Ya da ne kadar düzenli olursanız olun, o notlarınızın kaybolmama ya da bilgisayarınızda sorunsuz çalışma gibi bir garantisi yoktur.
İnternette önemli bir bilgiye denk geldiğinizde tarayıcınızdaki yer imlerine de ekleyebilirsiniz. Ama internetteki içeriklerin hızla silindiğini de düşünmek gerek. Hem, işinize yarayacak her şeyi, her zaman internette bulamayabilirsiniz. Bazı şeyleri silbaştan bizzat yapmanız gerekir. İşte bu yüzden bulutta çalışan, yani kaybolma veya bozulma derdi olmayan bağımsız bir uygulama hayat kurtarıcı olabilir.
Neden Evernote?
Evernote’u seçmek için en önemli sebep, kurulduğu günden bu yana basit, işlevsel ve güvenli bir not tutma platformu oluşturmaya kendisini adaması ve başka bir uğraşı olmaması… Üstelik birçok farklı uygulama, yazılım ve donanım tarafından destekleniyor. Android, iPhone, Windows gibi bütün ana platformlara özel uygulaması var. Linux kullanıcıları için de mobil web arayüze sahip.
Evernote’un ücretsiz, Plus ve Premium gibi seçenekleri mevcut. Eğer çok büyük boyutlu (mesela HD videolu) içerikleri not etmeniz gerekmiyorsa ücretsiz olan paket gayet yeterli. Aylık 60 MB (hesaplandığında 914 bin 560 karakter ediyor) çoğu insanın hem yazılı hem de sesli notlarına yetecektir.
Evernote’un not yığınları özelliği ile, defterler içi kategorilerden biri, aynı başlık altındaki notları toplamanız için kullanılır. Etiketler ekleyerek daha sonra notlarınızı aradığınızda çok rahat bulabilirsiniz. Ayrıca çalışma arkadaşlarınızla uygulama üzerinden yazışabileceğiniz “work chat” adlı bir mesajlaşma platformu da var.
Evernote nasıl kullanılır?
Evernote’u kullanmak için yapmanız gereken oldukça basit. Öncelikle Evernote’un web sitesine girip kayıt formunu doldurmanız ve kaydolmanız gerekiyor. Kayıt işlemini tamamladıktan sonra kullanım amacınızı belirlemeniz isteniyor. Ardından sizi aşağıdaki gibi bir ekran karşılıyor ve uygulama size kendisini adım adım tanıtıyor.
Evernote, özelliklerinin anlaşılabilmesi için 6 farklı notla geliyor. Bunlardan ikisi not defteri ve kullanımını, diğer ikisi not oluşumunu ve kullanımını, son ikisi de web’ten kırpılan görsellerin kayıt altına alımını ve not olarak kaydedilişini içeriyor.
Evernote’ta not oluşturmak için yapmanız gereken çok basit. Sayfanın solunda yer alan + tuşuna basarak not oluşturmaya başladığınızda aşağıdaki görseldeki gibi bir sayfa sizleri karşılıyor. Yapabilecekleriniz oldukça fazla. Evernote ile notlarınız arasına dilerseniz görev notları, dilerseniz madde imleri, dilerseniz numaralandırma, dilerseniz tablo ekleyebilirsiniz.
Tüm bunların dışında yazılarınızı dilediğiniz gibi renklendirebilir, biçimlendirebilir, çizgilerle bölebilir; makale, dosya, görsel çalışma vb. gibi dokümanlar iliştirip bağlantılar ekleyerek web sayfalarına yönlendirme yapabilirsiniz.
İnternette gezinirken rastladığınız bir makaleyi o an için okumaya vakit bulamayabilirsiniz. Evernote’un bunun için de çözümü var.
Evernote Web Clipper ne işe yarar?
Kullanımı oldukça basit olan Evernote Web Clipper eklentisi tarayıcınızla organik bir şekilde çalışıyor ve beğendiğiniz sayfadayken simgesine tıkladığınız anda kaydetme, kırpma ve etiketleme seçeneği çıkıyor.
Kaydetme seçenekleri arasında makale, basitleştirilmiş makale, tam sayfa, yer imi, ekran görüntüsü gibi seçenekler var. Makale, sayfayı olduğu gibi kayıt altına alıyor. Basitleştirilmiş makale, telefonlardan alışık olduğumuz okuma modunda sade bir metin olarak kaydediyor. Tam sayfa, web sitesinin açıkta olan tüm sayfasını kaydediyor. Yer imi yalnızca url’sini, ekran görüntüsü ise açık olan sayfayı görsel olarak kaydederek depoluyor.
Haber yazarken disiplin ve düzen
Gazeteciliğin iş akışı zaman zaman karmaşıktır ve zaman yetmezliği sık karşılaşılan bir sorundur. Haber yazarken aslında bir yandan da başka bir haberi düşünüyor olabilirsiniz. Ya da haberi yazarken (mecraya göre matbaa saati ya da yayın saati olarak değişebilir), yetiştirme telaşındayken, o habere ilişkin bazı noktaları unutmanız gayet insancıl bir durum. İşte bu durumlar için çalışma disiplini ve düzeni öne çıkıyor. Peki bu disiplini ve düzeni sağlamak için ne yapılabilir?
Unutkanlığı yenmek isteyenlere: GTD
GTD (Getting Things Done), yani Türkçesiyle “işleri yoluna koyma” sistemi hayatınızı ciddi bir şekilde kolaylaştıracakır. Bu yöntem işletme danışmanı ve kıdemli bir eğitmen olan David Allen’ın aynı ismi verdiği 2002 yılında yayınlanan kitabında yer alması sonrasında yaygınlaştı. Hatta bu kitap öyle popüler bir hale geldi ki, bu yöntem üzerine eğitim ve danışmanlık veren firmalar kurulmaya başladı.
GTD’de temel yaklaşım, her şeyin bir merkezde toplanması ve işlenmesi esasına dayanıyor. GTD’de tanımlanan “işleri” kısaca “kafanızı meşgul eden, sonuçlandırmanız gereken her şey” olarak düşünebilirsiniz. Göndermeniz geren bazı mailler, hazırlayacağınız projeler, eve dönerken yapacağınız alışveriş, (varsa) ödenmesi gereken motorlu taşıt verginiz, doğum günleri ve önemli günlerde almanız gereken hediyeler, düzenleyeceğiniz bir çok şey vb. her şey…
İşleri sınıflandır, önceliklendir
Konuya ilişkin olarak David Allen, “Tüm bu düşünceler bizi zamanlı zamansız rahatsız ederken, kafamız rahat olamaz. Aklımıza yapmamız gereken bir iş, henüz aksiyon almadığımız bir anda geldiğinde bu bizi tedirgin eder, konsantrasyonumuzu bozar” diyor.
GTD yönteminin kritik noktaları disiplin ve kararlılık… Bu yöntemi disiplinli bir şekilde kullanırsanız ne kadar faydalı olacağını görebilirsiniz. Çünkü yapılacak işlerin miktarından çok, bir şeyi unutmuş/atlamış olma endişesi sizi rahatsız edecektir.
Ancak yapılacak tüm işleri alt alta yazıp sınıflandırdığınızda, sonrasında önceliklendirip yapmaya başladığınızda, üzerinizdeki yükün de hafiflediğini hissedeceksiniz. Öncelikle yapmanız gereken “kafanızı boşaltmak.” Bunun için de ister kalem kağıt ile isterseniz de bulut tabanlı uygulamaları kullanarak, yapacaklarınızı liste şeklinde yazmanız gerekiyor.
Yapılacak işleri yazarak başla
Mesela;
* X projesi editöre gönderilecek, son tarihi bu cuma,
* Röportajlar için X, Y, Z kişileri ile görüşüp deşifresi yapılacak, son tarih pazar,
* Eve giderken alışveriş yapılacak, bugün,
* Motorlu taşıtlar vergisi ödenecek (Her yıl ocak sonu ve temmuz sonu),
* …. tarihinde X mekanda arkadaşlarla yemek yenilecek
….
Buna benzer bir liste oluşturduktan sonra bu listeye güvenmeniz ve düzenli olarak kullandığınız aracı takip etmek bu yöntemde en önemli şeylerden biri.
Buluttaki belgeler kaybolmaz
Bu konuda bulut tabanlı bir araç kullanmanız kağıt kaleme nazaran daha iyi. Zira kağıdınızı da kaybetme ihtimaliniz var ama bulut üstünde çalışması sayesinde ister telefonunuzdan, isterseniz de bilgisayarınızdan ulaşmanız her zaman daha pratik.
İş yerinde aldığınız notlar, toplantı notları, tahtada yazanlar, gelen faks, telefonda konuşurken karaladıklarınız vb. hepsini bir kutuya / tepsiye toplayın. Daha sonra GTD için kullandığınız araca kaydedin. Yapacaklarınızı önem sırasına göre dizip konulara göre etiketleyin. Eğer her bir eylemin son tarihi için alarm da kurarsanız kafanız rahat edecektir.
Microsoft OneNote, Google Keep, Asana ve daha birçok aracı GTD yöntemiyle kullanabilirsiniz. Evernote’un öne çıkan bir farkı, belirli temalardaki not biçimlerini hazır şablon olarak bizlere sunması. Bu şablonları görmek, uygulamanıza kaydetmek ve daha fazla bilgi için şablonlar, yardım ve öğrenme sayfalarına bakmanızı tavsiye ederim.
