Uygulamalar

Uzaktan çalışma araçları: Evde iş yaparken kullanılabilecek en iyi uygulamalar ve yöntemler

Yeni bir koronavirüs türü olan SARS-CoV-2’nin neden olduğu küresel COVID-19 salgını nedeniyle birçok şirket, evden çalışma düzenine geçti. Bunlar arasında medya kuruluşları da var. Gazetecilerin de uzaktan çalışmada kullanabilecekleri araç ve yöntemleri derledik.

Google, Apple, Facebook, Twitter, Amazon ve Microsoft dâhil dünyada yüzlerce şirket, binlerce çalışanının COVID-19 salgını ile mücadele kapsamında işe gelmeyip evden çalışacağını açıkladı. Birçok gazete de aynı yöntemi uyguluyor. ABD merkezli Washington Post gazetesi bunlardan biri. Bu gazetenin yayıncısı Fred Ryan salı günü gönderdiği şirket içi e-postada “Çalışanlarımızın konumu değişse bile tüm faaliyetlerimiz devam edecek” dedi.

Washington Post’un insan kaynaklarından sorumlu başkan yardımcısı Wayne Connell ise takiben gönderdiği e-postada uzaktan çalışma konusunda şu önerilerde bulundu: “Aynı vakitte kalkın, hazırlanın ve çalışmaya ayırdığınız bir yer bulup işe oturun.”

Bir haftayı aşkın süredir kendisini karantina altına alıp evden çalışan Washington Post teknoloji editörü Geoffrey A. Fowler’a göre uzaktan çalışmak hiç kolay bir iş değil. Fowler’a göre “münzevi teknolojiler” (hermit tech) uzaktan çalışmayı teoride kolaylaştırıyor. Ancak pratikte birçok sorun yaşanabiliyor: Video konferanslar sırasında internet bağlantısının kesilmesi gibi… Ama neredeyse her şeyin bir çözümü var. Örneğin Fowler, ev içi kablosuz bağlantıyı hızlandırıp kesintileri de önlemek için bir “mesh Wi-Fi” cihazı satın alınabileceğini söylüyor.

Uzaktan çalışma (telecommuting) için ihtiyaca göre yüzlerce farklı araç ve yöntem var. Gazetecilerin en çok kullandığı, bugünlerde en fazla tavsiye edilenleri ise şöyle özetleyebiliriz:

Evden çalışmada sık kullanılan dijital araçlar

Slack: En popüler iş amaçlı mesajlaşma uygulamalarından biri. Farklı takımlarla, dilerseniz konu ve proje bazlı kanallar kurup haberleşebilirsiniz. WhatsApp genel amaçlı daha yaygın bir mesajlaşma programı olsa da, Slack özellikle kalabalık ekiplerin ihtiyaçlarını çok daha iyi karşılıyor. Öncelikle mükemmel bir arşiv arama özelliği var. Onlarca eklenti ile bağlantılı çalışabiliyor. Gerçek zamanlı otomasyona da imkân tanıyor. Örneğin belirli kanallara haber alarmları kurup son dakika gelişmelerini tüm ekibin öğrenmesini sağlayabilir veya Google Analytics verilerinizi yine istediğiniz kişilerle otomatik olarak paylaşabilirsiniz.

Skype: Uzaktan çalışırken sesli ve görüntülü (video) konferans bir noktada ihtiyaç olacak. Geçmişte uluslararası telefon görüşmelerini ücretsiz yapmamızı sağlayan Skype, günümüzde sesli ve görüntülü konferans için de en verimli uygulamalardan. Yaygınlığı da bir diğer avantajı. Alternatif ararsanız birçok büyük şirketin tercihi olan BlueJeans‘i veya Zoom‘u da deneyebilirsiniz.

(Ne kadar uğraşırsanız uğraşın, bazıları yıllardır kullandıkları mesajlaşma uygulamalarında diretecekler. Bu kişilerle iletişimde kalmak için Facebook Messenger ve Google Talk gibi çok sayıda uygulamayı kontrol etmek yerine, Trillian kurarak hepsini tek çatı altında yönetebilirsiniz.)

Super Productivity: Üretkenlik uygulamalarının sayısı ve çeşitliliği, mesajlaşma uygulamalarından bile fazla. Super Productivity, ücretsiz uygulamalar içinde en başarılılarından. Açık kaynaklı olduğu için daha güvenli bir ortam sunuyor. Pomodoro sayacıyla iş ve dinlenme zamanını dengelemenizi sağlarken sağlıklı çalışma alışkanlıkları oluşturmanıza da yardımcı oluyor. Planlayıcısı , takvimi ve yapılacaklar listesi gibi özellikleri güzel çalışıyor. Üstelik kurumsal zaman yönetim araçları ve Jira gibi proje yönetim uygulamalarıyla da entegre olabiliyor.

Trello: İçerik yönetimi için de kullanılabilecek dünyanın en yaygın proje yönetim uygulamalarından biri. Panolar ve kartlar oluşturarak, sürükle-bırak mantığıyla çalışıyorsunuz. İsterseniz yapılacaklar dâhil çeşitli listelerinizi yönetmek için kullanabilir, isterseniz ayrıntılı iş akışları kurgulayabilir ve davet edeceğiniz takım üyeleriyle birlikte çalışabilirsiniz. Trello da neredeyse tüm platformlar üstünde çok sayıda uygulama ile entegre çalışabiliyor. Beğenmezseniz bir de Asana‘yı deneyin.

Bulut: Evden çalışırken iş bilgisayarınızdaki dosyalara erişmeniz gerekebilir. Teamviewer gibi iki cihaz arasında bağlantı sağlayan uygulamalar çözüm yollarından biri. Ama en iyisi, tüm dosyalarınızı bulutta depolayıp istediğiniz zaman, istediğiniz yerden erişebilmek. Google Drive, Dropbox, OneDrive ve Box gibi her bütçeye göre çok sayıda bulut depolama ve dosya paylaşma hizmeti mevcut. Metin dosyalarından tablolara dek farklı türlerde belgeleri oluşturup üzerinde ortaklaşa çalışmak için de OpenOffice’den Google Sheets’e yine birçok alternatif var.

Bonus: Evernote gibi çoğu internet kullanıcısının artık bildiği ve uzaktan çalışma ile doğrudan ilgili olmayan birçok uygulamaya bu yazıda yer vermedik. Ancak birkaç ek daha yapabiliriz:

  • Yer imlerini depolayıp paylaşmak için Toby, ortak takvim yönetimi için Tiny Month uygulamalarını deneyebilirsiniz.
  • Mixed.io gerçek zamanlı olarak ortaklaşa kullanabileceğiniz bir beyaz tahta gibi ve ayrıca aynı arayüz üstünde metin, resim ve dosya paylaşmanıza imkân tanıyor.
  • Airtable ise bahsettiğimiz birçok aracın işlevini tek bir platform üstünde gerçekleştirme fırsatı sunuyor.
  • Bir de ev ortamında çalışırken “havaya girememe” sorunu olabilir. Bunun için de Noisli kullanarak üretkenlik veya rahatlama amaçlı farklı seslerin arka planda çalmasını sağlayabilirsiniz.

Uzaktan çalışmada önerilen yöntemler

Dijital araçlar kullanmak, evden çalışmada başarı için tek başına yeterli değil. Verimlilik, araçlardan çok, kişinin yaklaşımı ve uygulamalarıyla ilgili. Son günlerde The Verge, Entrepreneur ve Medium gibi farklı kaynaklarda, uzaktan çalışmada verimliliği artırma yöntemlerine dair yayımlanan önerileri şöyle özetleyebiliriz:

  • Günlük planınıza sadık kalın. İnsan uzaktan çalışırken evin rahatlığına kendisini kaptırabilir veya tam tersine zamanın nasıl geçtiğini unutup fazla iş yapabilir. Bunu önlemek için sabah uyandıktan hemen sonra sanki işe gidiyormuş gibi uygulayacağınız bir çalışma planınız olsun. İşe başladığınız, dinleneceğiniz ve mesaiyi bitireceğiniz zamanları belirleyip bunlardan şaşmayın. Gün içindeki dinlenme zamanında çalışma mekânınızdan uzaklaşın ve asla ev işi yapmayın. Sağlık için hareket etmeyi de unutmayın.
  • İş ve yaşam alanlarını ayırın. Çalıştığınız yer, sadece çalışmak için tasarladığınız bir yer olsun. Yatağınızda uzanarak veya mutfak tezgahının üstüne bilgisayarınızı koyarak çalışmayın. Evden çalışırken telekonferans yaptığınızda da ortamın ev değil, iş gibi görünmesine özen gösterin. Kıyafetleriniz de buna uygun olsun. Çalışma gününü tamamlayıp o konumdan ayrıldığınızda bir dahaki iş vaktine kadar oraya dönmeyin. Bu sınırı iyi çizebilmeniz için büyük bir ev veya birden fazla oda şart değil. Arada bir kapı bile olması gerekmez. Bu daha çok psikolojik bir ayrım. Çalışma ve dinlenme mekânlarını ayırmak zihninizi rahatlatır, her iki faaliyetin de verimliliğini yükseltir.
  • Rahatınıza bakın. Ev ortamı bir iş yeri olarak tasarlanmamıştır. Rahat bir koltuk, ergonomik bir klavye, hızlı bir internet bağlantısı gibi ihtiyaçlarınız olabilir.
  • Çocukları uzak tutun. Çocuklu aileler için evden çalışmak daha da zordur. Gürültünün yanı sıra gün içinde çocuklardan kaynaklı yeni sorumluluklar doğup durur ve insanın dikkati dağılır. Bunu engellemek için ailenizin “işte olduğunuzu” hazmetmesi ve buna göre davranması gerekir.
  • Uzaktan takım çalışmasını öğrenin. Aynı fiziksel ortamda bile takım çalışmasını öğrenmek zor. Çoğu evden çalışan ise bu faaliyeti uzaktan da etkin ve verimli bir şekilde yapabilmek zorunda. Bu noktada “asenkron iletişim” gerekliliği devreye giriyor. Ekipler büyüdükçe herkesin, her şeyden aynı anda haberdar olması imkânsız hâle geliyor. Bu yüzden, yukarıda sıralanana benzer dijital araçların da yardımıyla, takım olarak uzaktan nasıl çalışılacağı konusunda deneyim kazanmalı ve çıkardığınız dersleri uygulamalısınız.

İşinize yarayabilir – Koronovirüs ile ilgili içerik ve arayüzlerde kullanabilecek, açık kaynak kodlu bir dizi vektörel ikon yayımlandı; şu bağlantıda bulabilirsiniz.

 

Seda Arıgül

Seda Arıgül

İstanbul Üniversitesi Siyasal Bilgiler Fakültesi mezunu. 2019'dan beri serbest yazar olarak yeni medya ve kadın odaklı içerikler hazırlıyor.